Da qualche tempo le aziende hanno scoperto l’importanza della digitalizzazione dei documenti di vario genere e di differente provenienza ma soprattutto l’importanza dell’archiviazione elettronica. Si tratta di processi delicati che richiedono l’utilizzo di software specifici che possono rendere l’operazione molto veloce e precisa attraverso la lettura ottica dei documenti. Ecco allora qualche consiglio utile per scegliere al meglio e individuare il prodotto più adatto alle proprie esigenze.
Le caratteristiche dei software di lettura ottica
Quando si parla di software di lettura ottica, si fa riferimento ad un sistema che é in grado di fare una foto, attraverso lo scanner, di un qualsiasi documento, individuarne i caratteri e i simboli, tradurli in segni grafici comprensibili e poi rendere il tutto editabile e modificabile per eventuali modifiche. Non si tratta, quindi, semplicemente di una fotografia come potrebbe essere il lavoro svolto dallo scanner ma di qualcosa di molto più complesso, che deve essere supportato non solo da un buon sistema di lettura ottica ma anche da un ricco database di simboli e segni grafici, in grado di riconoscere un’ampia gamma di segni. I migliori software di tale tipo, poi, sono versatili e in grado di riconoscere sia la scrittura digitale che quella manuale.
Quali sono gli usi dei software di lettura ottica
Quali sono gli usi più specifici di un software di lettura ottica? Innanzitutto é bene specificare che la lettura ottica serve ai fini della digitalizzazione elettronica e non dell’archiviazione elettronica: si tratta di due operazioni differenti che però sono strettamente collegate, tanto che la seconda non può essere svolta senza la prima. Infatti i software di lettura ottica sono deputati a leggere nel vero senza della parola il testo e renderlo digitalizzato e poi editabile. Senza questo fondamentale passaggio, che rende il file informatizzato, non si può procedere con l’archiviazione, un modo pratico e veloce di conservare i documenti.
Quali sono i vantaggi dei software di lettura ottica
Fra i vantaggi dell’utilizzo dei software di lettura ottica più importanti c’é quello di poter modificare i documenti che vengono trattati in questo modo, per eventuali e ulteriori utilizzi. Inoltre dopo il trattamento dei testi in questo modo, é possibile – come già sottolineato prima – l’archiviazione digitale in modo da eliminare tutto il cartaceo e occupare meno spazio ma anche riuscire a ottimizzare i sistemi di ricerca della documentazione, ogni volta che si ha bisogno di un documento e non si vuole perdere troppo tempo per cercarlo. Infine, consente di risparmiare spazio fisico che non è più necessario per organizzare l’archivio.
Come scegliere il miglior software di lettura ottica
La scelta del miglior software di lettura ottica è molto complessa perché all’apparenza possono sembrare tutti uguali ma in realtà c’è una profonda differenza fra un prodotto e l’altro. Sul sito www.softwareletturaottica.it è possibile riuscire ad avere una panoramica generale delle principali caratteristiche che devono presentare i software di lettura ottica, ed in particolare viene spiegato nel dettaglio in che cosa consiste il Recognition Rate, ossia l’indice di errore. Inoltre, si può avere un’idea molto precisa anche di tutto ciò che riguarda i diversi settori di applicazione di tale software, per riuscire a comprendere in modo dettagliato anche quali sono le caratteristiche necessarie che ogni ambito differente richiede per poter svolgere al massimo il proprio servizio.
Conclusioni
La lettura ottica è un sistema deputato a far risparmiare moltissimo tempo alle aziende che hanno bisogno di digitalizzare il proprio archivio cartaceo. Si tratta di uno strumento che può essere utilizzato indifferentemente in molti settori differenti e per questo richiede la possibilità di essere personalizzato visto che, ad esempio, le necessità di un’impresa di trasporti possono essere molto differenti rispetto a quelle espresse da un’azienda di servizi di altro tipo. Per tali motivi, occorre rivolgersi esclusivamente a specialisti del settore per acquistarne o noleggiarne uno.
