In un contesto di progressiva automatizzazione di quelle mansioni che una volta venivano svolte da personale umano, sorge la necessità di aggiornare continuamente la tecnologia aziendale per ottenere soluzioni innovative ai problemi e alle necessità tradizionali, in modo da rafforzare e migliorare la produttività e favorire l’innovazione.
Il software a lettura ottica consente di sostituire il servizio di data entry in modo efficace, veloce e completamente sicuro. Andiamo a vedere cos’è, in cosa consiste e quali sono i molteplici utilizzi nell’impianto produttivo aziendale di questo tipo di tecnologia.
Cosa sono i software a lettura ottica
Si tratta di un software che svolge una funzione molto semplice e basilare, che sarebbe però normalmente necessario delegare a una persona in carne e ossa: rilevare i dati presenti su un supporto, scritto o digitale, per poi trascriverli e trasformali in informazioni che è possibile manipolare a livello informatico.
Tale operazione, in linguaggio tecnico, è anche nota come digitalizzazione documentale. Gli scopi sono molteplici: dalle ricerche testuali, ai big data, al controllo di gestione e la ricerca full text.
Le operazione di digitalizzazione e data entry sono quindi un tassello fondamentale nei processi produttivi di molte realtà aziendali, consentendo di semplificare una serie di processi.
Se infatti molti dei documenti sono ormai già in formato digitale, è allo stesso tempo un dato fattuale che gran parte delle informazioni e dei dati necessari ai processi produttivi aziendali, di varia natura, si trovino ancora su carta.
I vantaggi dei software a lettura ottica
Quali sono i vantaggi di questa tecnologia? Ripetiamo innanzitutto un punto fondamentale: l’attività di data entry è necessaria per il corretto funzionamento dell’apparato produttivo. L’azienda, non potendo prescindere da questa attività, necessaria per trattare una serie di informazioni fondamentali, ha quindi due alternative.
La prima è quella di affidare tale compito a una persona in carne ed ossa. La scelta meno conveniente, sia dal punto di vista del lavoratore che del datore. Infatti la digitalizzazione documentale è un’attività fondamentalmente alienante, senza margini di sviluppo, che richiede lo svolgimento di una serie di operazioni monotone e ripetitive.
Dal punto di vista dell’azienda poi, la scelta presenta una serie di svantaggi in primis sotto il profilo economico e produttivo. Infatti i margini di errore, soprattutto in un’attività tanto monotona e ripetitiva, sono estremamente elevati.
Un lavoratore, al contrario della macchina, giustamente, risente di stress, ansia e stati mentali personali, condizioni che possono rivelarsi problematiche durante lo svolgimento di un’attività che richiede un elevato grado di precisione come quella di data entry.
Inoltre una persona in carne ed ossa non potrà mai essere veloce quanto un prodotto tecnologico.
E infine liberare le energie produttive deputate allo svolgimento di questo tipo di mansione consente un reimpiego dei dipendenti in attività più utili e produttive per un impiego più efficiente delle risorse.
Come funzionano i software di lettura ottica
I processi di interpretazione e manipolazione dei dati si differenziano in base alla tipologia di simbolo da processare. Quindi abbiamo software di lettura ottica OCR (caratteri stampati), ICR (manoscritti), OMR (interpretazione marcature) e BCR (lettura codice a barre lineari e bidimensionali).
A prescindere dalla tipologia di informazione da processare, il meccanismo di funzionamento che sta alla base del processo è il medesimo. Il software infatti analizza l’immagine scandita del documento e la trasforma in testo da interpretare e modificabile a livello digitale.
Non tutti i prodotti però presentano lo stesso livello qualitativo e consentono di ottenere buoni risultati.
Anzi, fra i prodotti migliori in commercio e quelli meno adeguati la differenza in termini di recognition rate (% di dati letta correttamente) può essere anche sostanziale, disparità che poi si manifestano in termini produttivi. Si consiglia pertanto di affidarsi solo a servizi che godono di una certa reputazione sul mercato, garanzia di qualità e sicurezza, come quello di www.softwareletturaottica.it
