Un’ottima gestione del tempo è alla base di una migliore pianificazione e organizzazione della propria giornata.
Indipendentemente dalla professione svolta, chiunque di noi lotta con l’inesorabile avanzare del tempo, tentando di trovare ore o minuti per svolgere una o più attività, terminare un compito, una mansione o, semplicemente, prendersi una pausa da dedicare a sé stessi.
Già, ma qual è il segreto per un’adeguata gestione del tempo? In che modo rendere più produttive le proprie giornate?
Risparmiare tempo? È possibile… eliminando il superfluo
Un primo valido consiglio, relativo a una migliore gestione del tempo, è dato dalla capacità di… eliminare il superfluo.
Si pensi, ad esempio, al giorno prima. Nel corso della propria giornata lavorativa si è svolta una serie di mansioni di varia natura, ma quante di quelle, alla fine dei conti, è risultata realmente necessaria?
Spesso, all’interno dell’orario di lavoro, si perde una quantità non indifferente di tempo nel portare a termine azioni che, a tutti gli effetti, avrebbero potuto essere ignorate. Certo, nessuno sta dicendo di ignorare un “ordine” del proprio titolare; ciò che conta, in realtà, è evitare di perdersi in sciocchezze, in atteggiamenti che potrebbero portare a perdere tempo rimanendo improduttivi.
Un altro aspetto da rivalutare è la ricezione – con conseguente risposta – delle chiamate al telefono.
Anche in questo caso, è bene precisare che rispondere al telefono è questione di buona educazione, oltre che di necessità; va detto, però, che una chiamata da parte di numeri sconosciuti, o semplicemente non salvati in rubrica, potrebbe anche essere ignorata, poiché non farebbe che farci perdere tempo da poter impiegare in altre mansioni.
L’importanza di dire “no”
Dire “no” non è semplice. Si rischia di apparire sgarbati, e nessuno di noi, men che meno nel posto di lavoro, ha intenzione di inimicarsi quello o quell’altro collega. Tuttavia, negare un’attenzione o una richiesta può fare la differenza in merito alla gestione del proprio tempo.
Si provi a rivolgere qualche “no” all’interno del proprio ufficio – ma con cognizione di causa: non c’è alcun bisogno di andare contro al volere del proprio titolare! – e si vedano i risultati. Poco a poco, si finirà per concentrarsi esclusivamente sulle proprie mansioni, sui compiti da svolgere nell’arco della propria giornata.
Ciò si tradurrà in una migliore gestione del tempo, poiché quest’ultimo sarà stato occupato quasi unicamente dallo svolgimento degli impegni improrogabili.
A questo proposito, si valuti la possibilità di redigere una scaletta contenente i compiti indispensabili e quello meno indispensabili, le azioni da portare a termine alla fine della giornata e quelle che, di fatto, possono essere rimandate; così facendo, ci si renderà conto di aver distribuito al meglio il proprio tempo a disposizione.
L’organizzazione del tempo disponibile: aspetti da considerare
Affinché possa essere gestito al meglio, il tempo dovrà prevedere un’attenta pianificazione della giornata.
Il soggetto interessato nella pianificazione, sia esso uno studente o un dipendente lavorativo, dovrà procedere con un’organizzazione oculata, e per farlo sarà essenziale possedere dei requisiti che, a tutti gli effetti, potranno determinare l’esito della propria giornata lavorativa – o di studio, s’intende.
Nel dettaglio, il soggetto desideroso di pianificare al meglio dovrà poter vantare:
- un’adeguata autonomia operativa, fondamentale per poter svolgere le proprie mansioni senza il controllo costante da parte di un’autorità, sia esso un capo o un docente;
- capacità nel determinare gli obiettivi perseguibili, in modo tale da fare una predeterminazione delle priorità assolute;
- problem solving, indispensabile per far fronte ai possibili ostacoli lungo la propria strada;
- capacità nello stabilire un valido piano d’azione.
