Il software gestionale è un alleato prezioso per le attività piccole e grandi, gestite da singoli professionisti o da imprese. Consente infatti di mettere ordine, di ottimizzare le azioni di carattere amministrativo, contabile e meramente produttivo. Permette di risparmiare tempo e ridurre le inefficienze.
Ne parliamo qui, presentando i benefici che l’impiego massiccio e continuativo dei software gestionali apporta e fornendo qualche consiglio per scegliere quello più adatto alle proprie esigenze. Infine, presenteremo uno dei software più interessanti, Invoicex: software gestionale gratuito.
A cosa serve un software gestionale
Il software gestionale è uno strumento molto utile in quanto permette di svolgere azioni che semplificano le attività, riducono gli errori e fanno risparmiare tempo. In particolare consente di:
- Automatizzare buona parte delle attività. Il riferimento è in particolare alla gestione dei clienti, che vengono inseriti in database e a cui è assegnata un’etichetta in base alle azioni che compiono (contatto, acquisto etc.). Per inciso, alcuni software permettono di interagire direttamente con loro, inviando preventivi e messaggi. Altre attività che i gestionali automatizzano comprendono la fatturazione e il pagamento delle tasse.
- Comunicare facilmente. I software gestionali rappresentano uno strumento di comunicazione tra dipendenti e dirigenti, ma anche tra staff e clienti/fornitori. Forniscono uno spazio facile da gestire e unico, evitando o almeno riducendo la dispersione delle informazioni.
- Analizzare i dati. I gestionali raccolgono i dati e li organizzano, ponendo in essere le migliori condizioni per un’analisi sistematica e strategicamente rilevante. Chi utilizza un buon software gestionale, per esempio, ha piena contezza del numero dei clienti e delle loro caratteristiche, tiene traccia dei pagamenti effettuati e di quelli da effettuare, delle entrate e delle uscite. Non è un dettaglio di poco conto, in quanto pone in essere la possibilità di ottimizzare ed efficientare l’attività in maniera continuativa e progressiva.
Le caratteristiche del perfetto software gestionale
L’offerta di software gestionali si è ampliata enormemente negli ultimi anni sicché è normale provare un minimo di disorientamento al momento della scelta. E’ utile, quindi, fornire l’identikit del buon software gestionale.
- Abbondanza di funzionalità. E’ importante che il software gestionale metta a disposizione più tool in modo da coprire in maniera pressoché totalizzante le esigenze delle imprese e dei professionisti e trasformarsi in uno strumento di gestione a trecentosessanta gradi.
- Interfaccia user-friendly. La presenza di numerose funzioni rischia di incidere negativamente sull’usabilità dunque è essenziale che il software presenti una interfaccia semplice e intuitiva, che possa essere padroneggiata in poco tempo e magari anche da personale poco esperto.
- Presenza di meccanismi di controllo. Svolgere attività complesse significa esporsi a errori, i quali – soprattutto in fase di fatturazione – possono portare a sanzioni ingenti. Da qui, la necessità che il software gestionale vanti meccanismi di controllo tale da rilevare difformità e comunicarle nell’immediato.
- Sicurezza e affidabilità. Ovviamente, è necessario che il software gestionale garantisca la massima sicurezza e prevenga qualsiasi tentativo di violazione dell’account.
- Integrabilità. Il software gestionale è pensato per essere uno strumento onnicomprensivo ma ciò non esclude l’impiego di altri strumenti. In virtù di ciò, il software dev’essere in grado di comunicare con gli strumenti già operativi, se possibile in modo automatico, evitando il caricamento e la gestione manuale dei dati.
Perché scegliere Invoicex
A rispettare fedelmente questo identikit è il software di Invoicex. Si tratta di un software particolare. In primis perchè open source, e quindi totalmente modificabile e personalizzabile dagli utenti. In secondo luogo, perché gratuito. Un dettaglio non di poco conto, se si considerano le spese elevate a cui molti software sottopongono gli utenti.
A dispetto della sua gratuità, il gestionale di Invoicex è in grado di porsi come riferimento per le attività piccole e grandi, mettendo a disposizione numerose funzionalità e tool per la gestione dei clienti, per la comunicazioni con clienti e dipendenti, per l’elaborazione e le analisi delle informazioni.
Si caratterizza inoltre per una interfaccia user-friendly, che facilita il lavoro degli operatori e permette persino ai meno avvezzi a questo genere di software di sfruttarne appieno tutte le potenzialità.
Ovviamente, il software di Invoicex spicca anche per la compatibilità. Può essere utilizzato indifferente nei sistemi Windows, Mac OS, Linux, come anche da laptop che da device mobile.